Urgente ma per iscritto

Siamo costantemente distratti dal fantasmino delle e-mail in arrivo che compare in basso a destra sui nostri monitor a un ritmo costante e inesorabile.
Siamo talmente assuefati dall’urgenza implicita delle e-mail su qualsiasi altra cosa che non riusciamo a resistere all’impulso di aprirla e leggerla, e non importa se in quel momento siamo in meeting, al telefono, impegnati in una conversazione, o se stiamo scrivendo un’altra e-mail (sic!) o un altro documento.

Questo atteggiamento ci fa distrarre continuamente, e il rimanere sempre all’erta, con la coda dell’occhio che perlustra l’angolo in basso a destra dello schermo in cerca di nuove e-mail, ci porta a non dedicare mai il 100% dell’attenzione al compito su cui stiamo lavorando. Siamo sempre divisi tra quello che stiamo facendo e la continua ricettività verso stimoli esterni. E in questo momento non sto parlando dei BlackBerry-holics, che meritano un discorso a parte.

Non solo. Siamo ormai in una fase nella quale interrompersi per leggere una e-mail quando stiamo parlando al telefono o faccia a faccia è considerato un dato di fatto, segno che il nostro interlocutore è una persona così impegnata da non potersi concentrare su una cosa per volta, e non più un atto di ineducazione.

Ma è davvero così?
Ci sono obiettivamente e-mail così urgenti da costringerci a mollare tutto? Tutte le e-mail che riceviamo hanno davvero bisogno di una risposta immediata e non possono aspettare la fine del nostro meeting, della nostra telefonata, della nostra conversazione? Oppure ci siamo talmente assuefatti alla nozione e-mail = risposta immediata da non riuscire più a dare la giusta importanza alle comunicazioni che riceviamo?

Davvero, non è sempre così tutto urgente. Se lo è, la cosa ideale e più immediata sarebbe una telefonata. Nel caso in cui invece la comunicazione arrivi via e-mail, l’urgenza va esplicitata, con il classico punto esclamativo rosso o anche solo scrivendo **URGENTE** nel subject.

Provate ad analizzare le e-mail che ricevete in una, due giornate (o anche in una settimana intera, se non vi fidate) e a capire quali sono quelle che davvero sono urgenti e hanno bisogno di una nostra risposta nel giro di pochi minuti.
Vedrete, ne sarete sorpresi.

Entropia comunicativa – come e perchè sfuggire dalle e-mail

 

E-mail ed entropia condividono la stessa iniziale.
Non esistono progetti che non siano accompagnati da un fiume in piena di conversazioni via e-mail.

Il Project Manager che scrive al referente business, il referente di business che scrive allo sviluppatore, lo sviluppatore che gira la mail al Project Manager, i partner esterni che scrivono al business che poi inserire il Project Manager a metà conversazione.
Mockup di interfaccia che volano di qua e di là, documenti di specifiche rinominati in mille modi (specifiche_PM; specifiche_PM_rev1; specifiche_PM_rev2_Sponsor…) dove io modifico, tu modifichi ma non hai visto la mia modifica, e adesso chi mette insieme tutte le modifiche? E qual è la versione più recente? Ma il file finale ce l’ho io o ce l’hai tu? E perché entrambi abbiamo il file finale, ma i due documenti dicono due cose diverse?

Insomma, più aumentano complessità e durata di un progetto, più aumenta il flusso di comunicazioni, più rischiamo di fare veramente un gran casino.
E come abbiamo anticipato parlando delle 3G, ci sono tanti strumenti alternativi che ci permettono di tenere tracciate tutte le comunicazioni relative a uno specifico progetto, i documenti e le loro versioni, le nuove idee, gli aggiornamenti del team di sviluppo relativi alla messa in produzione delle feature parziali.

Rifuggiamo dalle e-mail il più possibile. Affidiamoci a questi strumenti di comunicazione condivisa e in più sentiamoci, sediamoci insieme, fissiamo gli obiettivi, il percorso e i metodi nella testa di tutte le persone coinvolte. La cosa importante è che le decisioni siano condivise e formalizzate, ma occorre ricordare che per prenderle non è per forza necessario passare per una cinquantina di e-mail. Faccia a faccia, sono spesso sufficienti 15 minuti.

Visto che l’entropia nell’universo tende naturalmente ad aumentare, perché dobbiamo darle anche una mano?!